EGroupware: Ressourcen buchen

Siehe auch das Posting im EGroupware-Forum.

Bei der Kalenderansicht gibt es (Auswahlbox links unten) die Auswahlmöglichkeit: “Ressourcen auswählen”. Achtung hier erscheinen nicht die jeweiligen Ressourcen, sondern ihre Kategorien! Zunächst musst du in der Anwendung “Ressourcen” solche anlegen und anschließend den jeweils dazu angelegten Kategorien zuordnen.

Beispiel:
Ressource “Rathaus”
Kategorie “Gebäude” oder “Räumlichkeiten”

Des weiteren müssen die Schreib-/Leseberechtigungen der User/Gruppen –> für die Kategorien gesetzt werden!

Zurück zur Kalenderansicht. Dort wählst du in der Auswahlbox “Ressourcen auswählen” den Punkt (Kategorie) “Gebäude”. Dann erscheint der Kalender aller Ressourcen dieser Kategorie.
Ich nutze bspw. gerne die Wochenansicht. Darin habe ich nun untereinander die Kalender einiger Gruppen, meinen eigenen Kalender sowie die Kalender der Ressourcen (aus der gewählten Ressourcen-Kategorie). Im konkreten Fall sind das z.B. auch Ferienappartements, deren Buchung darüber erfasst und abgebildet wird. Zusätzlich liefern mir “benutzerdefinierte Felder” einige statistische Werte, da die Information bei der Listenansicht als CSV exportiert werden kann.
Noch einmal zurück zur Kalenderansicht, denn jetzt kommt der Knüller, der dich interessieren wird. Wenn du also deine Ressourcen den gewünschten Kategorien zugeordnet hast, Schreibberechtigungen usw. festgelegt und in der Auswahlbox die Kategorie ausgewählt hast, dann zeigt dir der Kalender, wann die Ressource gebucht ist. Und hier kannst du in den Kalender (der Ressource) klicken, um sie zu buchen.
Im Pop-Up ist dann unter dem Reiter “Teilnehmer” bereits die jeweilige Ressource ausgewählt (zugesagt) und du kannst weitere Benutzer/Gruppen zuteilen. Du kannst also auf diese Weise eine Ressource direkt aus der Kalenderansicht heraus buchen.

Dieses entspricht letztlich den beiden Button-Funktionen in der Anwendung “Ressourcen”: –> “Ressource buchen” und –> “Kalender der Ressource zeigen”.

Man könnte es auch kürzer erklären:
A) Anwendung “Ressourcen” aufrufen
B) Kategorie “Rathaus” anlegen
C) Ressourcen anlegen: Zimmer_1, Zimmer_2, Zimmer_n, Foyer
D) Schreib-/Leseberechtigungen usw. definieren
E) Anwendung “Kalender” –> Ressourcen(kategorien) auswählen

Es erscheinen die Kalender aller zu dieser Kategorie zugeordneten Ressourcen, die hieraus direkt gebucht werden können.

Man sollte sich immer gewissenhaft einen Überblick aller Kategorien verschaffen. Dabei ist auf die verschiedenen Hierarchieebenen zu achten. Eine gründliche Planung von Kategorien kann sinnvoll sein. So ist zu unterscheiden zwischen solchen die man admin-global benötigt und jenen, die anwendungs-global sinnvoll sind. Dazu kommen individuelle, die hier vernachlässigt werden können. Das ist soweit nichts Neues. Aber außerdem sollten Begriffe möglichst eindeutig und nur einmalig vergeben werden. Ich hatte für Ressourcen Begriffe verwandt, die bereits für Kategorien auf der ersten globalen Ebene eingerichtet wurden, aber letztlich für den Kalender vorgesehen waren. Für die Ressourcen sollten dann aber auch noch andere Farbschemata her und so war am Ende alles doppeltgemoppelt und die Hierarchie aus der Ordnung gebracht.

Bei der Einrichtung des Systems hatte ich unser Unternehmen sowie externe Institutionen im Blick. Nach ersten Tests missfiel mir, dass externe Organisationen über globale Kategorien Aufschluss über interne Strukturen erhalten würden. Auch das hatte ich anfangs durch mehrfaches Anlegen von Kategorien zu umgehen versucht. Dann muss man aber auch in den anderen Anwendungen auch die Kategorien wechseln, dann stimmen die Farbschemen nicht usw. Murks.

Kurzum – jetzt funktioniert alles wie man es sich wünschen kann. In der Kalenderansicht stehen für jeweilige Gruppenmitglieder die entsprechenden Ressourcen zu Auswahl. Wichtige Erkenntnis an dieser Stelle ist, dass dort nicht die Bezeichnungen von Ressourcen erscheinen (diesen Eindruck vermittelt die Auswahlbox in leicht missverständlicher Weise) sondern Kategorien. Wenn man dort auf eine –> Kategorie klickt, erscheint die Kalenderansicht für alle dieser Kategorie –> zugeordneten Ressourcen. Das war’s – perfekt. DANKE stylite!

Es bleibt mir noch ein Letztes. Bei der Einstellung von Zugriffsrechten auf Kategorien, äh, Ressourcen entstehen leicht Verständnisprobleme. Es sind damit Zugriffsrechte auf Kategorien und “darin” zugeordnete Ressourcen gemeint. Also nicht der (direkte) Zugriff auf Ressourcen (wie ich dummerweise interpretiert hatte), sondern auf Kategorien. Nun erscheinen hier auch die systemweiten globalen Kategorien und es ist möglich, Lesen (wo auch immer¿) sowie Lesen im Kalender für Gruppen und Benutzer einzustellen. Womöglich kann man hierüber die Sichtbarkeit von “allzu freizügigen” Kategorien für externe Personen beschränken. Jedenfalls bedarf es einer wohlüberlegten Nomenklatur und weiteren Tests… Tschüß.

 

Vgl. auch
http://egroupware.219119.n3.nabble.com/Hierachie-von-Kategorien-fur-Ressourcen-und-Anzeige-im-Kalender-tp2324454p2333732.html
http://egroupware.219119.n3.nabble.com/Kategoriezuweisung-bei-Ressourcen-egw-1-6-002-tp788427p2324078.html

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